Ambtelijk Secretaris Ledenraad

Vereniging Humanitas
Organisatie Vereniging Humanitas
Datum 09 jul 2019
Vervaldatum 24 jul 2019
Aantal uren 32-36
Plaats Amsterdam

Organisatie
Humanitas staat jaarlijks 70.000 mensen bij die het even niet alleen redden in de samenleving. Onze deskundige vrijwilligers en betaalde krachten zetten zich in voor meer dan 600 projecten en activiteiten op het gebied van welzijn, wonen en zorg. Regie over je eigen leven, gelijkwaardigheid en verantwoordelijkheid voor jezelf en voor het samenleven met anderen zijn waarden die hierbij voorop staan. Het hoogste toezichthoudend orgaan van de vereniging is de ledenraad (hierna: LR). Het hoofd-bestuur (hierna: HB) is belast met het algemene bestuur van de vereniging, verantwoordelijk voor de beleidsbepaling op strategisch niveau. Mevrouw van Dam is directeur a.i. van de vereniging. Zij legt verantwoording af aan het hoofdbestuur en geeft o.a. rechtstreeks leiding aan het directie- & bestuurssecretariaat, bestaande uit een directie-assistent, een directie-adviseur en een ambtelijk secretaris HB.

Taken

  • Het voeren van het secretariaat van de LR, d.w.z. het beheren van de mailbox, het beantwoorden van vragen van binnen en buiten de vereniging; het verzamelen, ordenen en opstellen van relevante informatie voor HB en LR; archivering; het beheren van de openbare map Ledenraad op de kennisbank.
  • Het servicen van 25 leden en het presidium in het bijzonder, d.w.z. het voorzien van informatie en het verzorgen van de onkostendeclaraties.
  • Het ondersteunen van de werving & selectie van nieuwe LR-leden (via de districten), het inwerken van nieuwe leden, het bedanken van leden die afscheid nemen en  verder relatiebeheer namens het HB.
  • Administratieve gegevensverwerking, d.w.z het bijhouden van de samenstelling van de LR, het aftreedrooster, het Humanitas Registratie Systeem en de mailselecties.
  • Organiseren van vergaderingen, en de vooroverleggen van het presidium en de LR onderling of met HB en/of directie, d.w.z. voorbereiden door het bewaken van een door het HB bepaalde (concept-)agenda, vergaderruimte en faciliteiten regelen, deelnemers uitnodigen en vergaderstukken verzamelt en distribueert Notuleren van de LR-vergadering., d.w.z. verslagen, samenvattingen en/of nieuwsberichten maken en voortgangsbewaking.
  • Het verdere bewaken van het vergaderrooster en de plan- & verslagcyclus en het voorbereiden van de vergaderingen in het najaar (i.i.g. september en november).
  • Het vervullen van de loketfunctie Verenigingszaken: het beantwoorden van vragen die binnenkomen vanuit afdelingen en districten van de vereniging, b.v. naar uittreksels van de Kamer van Koophandel.
  • NB Zaken over klachten, bezwaar- & beroepsprocedure, governance (statuten en huishoudelijk reglement) en juridische zaken zijn belegd bij de ambtelijk secretaris HB Het vervangen van de ambtelijk secretaris hoofdbestuur (i.i.g. tijdens de vakantie periodes) en het ondersteunen in piektijden van het gehele directie- en bestuurssecretariaat.

Specifieke functiekenmerken

  • Zelfstandig, daadkrachtig, pro-actief en anticiperend kunnen denken en werken.
  • Organisatiesensitiviteit om te werken binnen een verenigingsstructuur.
  • Integriteit bij het verwerken van vertrouwelijke gegevens.
  • Communicatieve vaardigheden; servicegericht en gevoel voor kwaliteit.
  • Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
  • Stressbestendigheid en flexibiliteit in verband met het werken onder tijdsdruk en waarbij veel verstoringen voorkomen.
  • Ordelijkheid en nauwkeurigheid t.a.v. gegevensverwerking.

Functie-eisen en profiel
Wat we vragen

  • Academisch/HBO werk- en denkniveau
  • Meer dan 5 jaar ervaring in een secretariële functie op directie- of bestuursniveau Inzicht hebben in politiek-bestuurlijke verhoudingen Ervaring bij goede doelen of verenigingen is een pre.

Ons aanbod

  • Een baan bij een prachtige organisatie waar meer dan 400 beroepskrachten en 25.000 vrijwilligers zich inzetten om mensen een steuntje in de rug te geven.
  • Een team met een goede, collegiale werksfeer
  • Aanstelling voor de duur van minimaal één jaar, met verlenging bij goed functioneren
  • Salaris en arbeidsvoorwaarden conform CAO Sociaal Werk 2017-2019 schaal 8 max. € 3.624, o.b.v. 36 uur per week
  • Vergoedingen (zoals eindejaarsuitkering en vakantiegeld) worden uitgekeerd uit het Individueel Keuze Budget
  • Goede opleiding- en ontwikkelmogelijkheden

Informeren en solliciteren
Je sollicitatie o.v.v. vacaturenummer 01.07.19 kun je voor 24 juli a.s. mailen naar mevrouw Klaasman, m.klaasman@humanitas.nl. Meer informatie via mevrouw Klaasman 020-5231100.

Andere Vacatures
Lees meer vacatures