Graydon over leveranciersrisico’s

Wanneer een leverancier niet voldoet aan de verwachtingen kan dat grote gevolgen hebben voor je organisatie. Denk bijvoorbeeld aan langere levertijden of ontevreden donateurs. Maar in extremere situaties kan samenwerken met een ‘verkeerde’ leverancier zelfs leiden tot imagoschade, bijvoorbeeld indien er sprake is van belangenverstrengeling of als bestuurders betrokken zijn bij fraude.

Ook binnen de goededoelensector is leveranciersmanagement relevant. Goede doelen voelen de druk vanuit toezichthouders en publieke opinie voor meer transparantie. Als een groot deel van de uitgaven inkoop-gerelateerd is, volgt de noodzaak om het inkoopbeleid verder te professionaliseren. Een hoog inkooppercentage zorgt er immers voor dat de kwaliteit, de kosten, levertijd en de reputatie steeds afhankelijker wordt van leveranciers.

Met strategisch leveranciersmanagement beperk je de risico’s die daarbij komen kijken. Ook kijk je hoe je de impact van je organisatie kunt verhogen door de kracht van de (juiste) toeleveranciers optimaal te benutten.

Hoe kan jouw organisatie strategisch leveranciersmanagement inzetten voor het voorkomen van negatieve publiciteit en financiële risico’s? John Swaab van Graydon beschrijft de 9 stappen die Graydon adviseert voor het implementeren van leveranciersmanagement in je organisatie.

Stap 1: Rollen en verantwoordelijkheden
De functie van contract- of leveranciersmanager is niet altijd belegd binnen goededoelenorganisaties. Het gevolg is dat je niet voldoende profiteert van contractafspraken, dat er buiten contracten wordt gekocht en leveranciersrisico’s kunnen over het hoofd worden gezien. Maak daarom iemand binnen je organisatie verantwoordelijk voor leveranciers- of contractmanagement.

Stap 2. Doelstellingen bepalen
Het kan een hele kluif zijn om leveranciersmanagement goed te implementeren. Probeer daarom niet alles tegelijk te doen, maar stel korte en lange termijn doelstellingen op.

Stap 3. Inventarisatie van alle contracten
Dit kan, zeker bij grotere organisatie, een flinke klus zijn. Ga het hele bedrijf rond en verwerk alle informatie over leveranciers op een overzichtelijke manier. Zorg dat je weet welke contracten er zijn, tot wanneer ze lopen, wat voor afspraken er zijn en wie ervoor verantwoordelijk is. Kijk ook naar de aard van de relaties: gaat het om een standaard leverancier, om een raamovereenkomst of een andere vorm van samenwerking?

Stap 4: Evaluatie afspraken en contracten
Als je alle contracten inzichtelijk hebt gemaakt, kun je deze beoordelen. Je kijkt bijvoorbeeld of de leveranciers hun afspraken nakomen, of er overlap is tussen leveranciers, of er (meer) inkoopvoordeel gerealiseerd kan worden,

Stap 5: Analyseer de leveranciersrisico’s
Je onderzoekt hoe gezond de huidige leveranciersportfolio is, maar vooral hoeveel risico je organisatie loopt. Daarbij richt je je naast financiële risico’s ook op het voorkomen van reputatieschade. Reputatierisico’s breng je in kaart aan de hand van factoren als het screenen van het bestuur, de betrokkenheid van het bestuur bij faillissementen of fraude en andere opvallende kenmerken. Ook is het nuttig om uit te zoeken of er sprake is van belangenverstrengeling: is het bestuur van de leverancier ook betrokken bij jouw eigen organisatie? Dit breng je in kaart door bijvoorbeeld na te gaan hoe de leverancier is binnengekomen. En door het netwerk en de UBO (Ultimate Beneficial Owner) van de leverancier, oftewel de uiteindelijk belanghebbenden, te onderzoeken.

Stap 6: Indelen van leveranciers
Nu duidelijk is wat de risico’s zijn, kun je de leveranciers verder indelen en een strategie bepalen per categorie. Met een leveranciersmanagement model, zoals Kraljic, deel je leveranciers in op basis van invloed op de bedrijfsprestaties en het financiële risico. Zo wordt duidelijk van welke leveranciers je te afhankelijk bent en welke leveranciers te veel aandacht krijgen in verhouding tot hun bijdrage.

Stap 7: Standaard rating- en selectievoorwaarden
Sommige organisaties zijn verplicht om leveranciers te selecteren en te beoordelen volgens vaste procedures. Maar ook als het niet verplicht is heeft dit nut. Het standaardiseren van selectie en beoordeling maakt het inkoopbeleid transparanter en eenduidiger.

Stap 8: Implementeren in je organisatie
Nu de strategie helder is, moet deze nog geïmplementeerd worden in de organisatie. Welke systemen gebruik je? Wie zijn er verantwoordelijk? Hoe beheert je contracten? Hoe en hoe vaak onderhoudt je contact met leveranciers?

Stap 9. Rapportage en monitoring
Als laatste stap; rapporteer en monitor met een vaste structuur. Je kKiest een vast tijdstip, bijvoorbeeld elke laatste dag van de maand en je maakt een overzichtelijk dashboard met up-to-date informatie over de risico’s en kansen bij leveranciers.

Graydon is partner van Goede Doelen Nederland op het gebied van leveranciersinformatie. Leden krijgen korting op de dienstverlening van Graydon. Graydon combineert informatie uit heel veel bronnen en kan daarmee bijdragen aan het inventariseren van je leveranciersrisico’s. Lees hier meer over het ledenvoordeel. Wil je kennis maken met Graydon, neem dan contact op met John Swaab via j.swaab@graydon.nl of 06 - 55 19 26 83.